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1．通訊缺陷：
一般通訊缺陷的原因有三種，一是電話線路的聯接或線路自身不正常，二是傳真機的內部參數設定不對，三是傳真機的電路部分損壞。遇到這種缺陷，首要要先咨詢傳真機的專業修補部分，如果是前兩種原因應該進行調整，如果是畢竟一種狀況則應請專業修補人員進行修補。
2．接納或復印的副本文件不清楚：
1）如果接納的文件不清楚，首要向發送方招認原文件是否清楚，然后對自己的機器進行熱敏頭的查驗，悉數機器的闡明書中都應有熱敏頭的查驗辦法。查看機器的熱敏頭是否損壞。如果損壞應替換。上述查看均沒有問題的狀況下，則闡明發送機器有問題。
2）如果發送或復印文件不清楚，應查看掃描器是否老化或臟污，此外應查看CIS或CCD及機器的鏡片是否臟，如果機器的掃描器是CIS，還應查看記錄紙觸摸的膠滾（白色）是否有塵土。一般對這些部分的清洗要用工業酒精擦洗潔凈，不能用水。
3）如果清掃了上面的原因，一般講是機器的掃描器或主控板損壞，應請專業人員替換。
4）除了前面三種原因外，還有可能是機器熱敏頭臟或熱敏頭的設備方位不正常。